Pola Manajemen Koperasi

POLA MANAJEMEN KOPERASI

A.      Pengertian manajemen dan perangkat organisasi

Pengertian Manajemen

       Kata manajemen di ambil dari kata bahasa inggris yaitu “manage” yang berarti  mengurus, mengelola, mengendalikan Dan mengusahakan, memimpin. 

Pengertian manajemen menurut beberapa ahli:

v  Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan dari pada sumberdaya manusia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. (By : Drs. Oey Liang Lee ).

v     Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian dan penggunakan sumberdaya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi tang telah ditetapkan. (By : James A.F. Stoner)

v  Manajemen merupakan suatu proses khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya. (By : R. Terry )

v       Manajemen adalah seni pencapaian tujuan yang dilakukan melalui usaha orang lain.(By : Lawrence A. Appley)

v  Manajemen adalah usaha untuk mencapai suatu tujuan tertentu melalui kegiatan orang lain. (By : Horold Koontz dan Cyril O’donnel ) 

            Jadi pengertian manajemen secara umum adalah suatu proses yang terdiri dari rangkaiankegiatan, seperti perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian/pengawasan, yang dilakukan untuk menetukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya.

Pengertian Koperasi

                 Adalah badan usaha yang beranggotakan orang-orang atau badan hukum koperasi dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasarkan asas kekeluargaan. Koperasi bertujuan untuk menyejahterakan anggotanya.

          Berdasarkan pengertian tersebut, yang dapat menjadi anggota koperasi yaitu: Perorangan adalah orang yang secara sukarela menjadi anggota koperasi; Badan hukum koperasi, adalah suatu koperasi yang menjadi anggota koperasi yang memiliki lingkup lebih luas.

           Pada Pernyataan Standard Akuntansi Keuangan (PSAK) No. 27 (Revisi 1998), disebutkan bahwa karateristik utama koperasi yang membedakan dengan badan usaha lain, yaitu anggota koperasi memiliki identitas ganda. Identitas ganda maksudnya anggota koperasi merupakan pemilik sekaligus pengguna jasa koperasi.

Pengertian Manajemen Koperasi

              Manajemen Koperasi adalah suatu proses untuk mencapai tujuan melalui usaha bersama berdasarkan azas kekeluargaan.Untuk mencapai tujuan Koperasi, perlu diperhatikan adanya sistim Manajemen yang baik, agar tujuannya berhasil, yaitu dengan diterapkannya fungsi-fungsi Manajemen.

Fungsi-fungsi Manajemen menurut G Terry:

·           Planning (Perencanaan)

·           Organizing (Pengorganisasian)

·           Actuating (Penggerakan untuk bekerja)

·           Controlling (Pengawasan/Pengendalian).

B.   Rapat Anggota

            Rapat anggota merupakan kekuasaan tertinggi di tata kehidupan koperasi yang berarti berbagai persoalan mengenai suatu koperasi hanya ditetapkan dalam rapat anggota. Di sini para anggota dapat berbicara, memberikan usul dan pertimbangan, menyetujui suatu usul atau menolaknya, serta memberikan himbauan atau masukan yang berkenaan dengan koperasi. Oleh karena jumlah siswa terlalu banyak, maka dapat melalui perwakilan atau utusan dari kelas-kelas. Rapat Anggota Tahunan (RAT) diadakan paling sedikit sekali dalam setahun, ada pula yang mengadakan dua kali dalam satu tahun, yaitu satu kali untuk menyusun rencana kerja tahun yang akan dan yang kedua untuk membahas kebijakan pengurus selama tahun yang lampau. Agar rapat anggota tahunan tidak mengganggu jalannya kegiatan belajar mengajar di sekolah, maka rapat dapat diadakan pada mas liburan tahunan atau liburan semester.

Tugas dan wewenang Rapat Anggota :

·    Membahas dan mengesahkan pertanggung jawaban Pengurus dan Pengawas untuk tahun buku yang bersangkutan.

·         Membahas dan mengesahkan Rencana Kerja dan RAPB tahun buku berikutnya.

·         Membahas dan menetapkan AD, ART dan atau Pembubaran Koperasi.

·         Memilih dan memberhentikan Pengurus dan Pengawas.

·         Menetapkan Pembagian Sisa Hasil Usaha (SHU).

C.  Pengurus

                Pengurus koperasi dipilih dari kalangan dan oleh anggota dalam suatu rapat anggota. Ada kalanya rapat anggota tersebut tidak berhasil memilih seluruh anggota Pengurus dari kalangan anggota sendiriHal demikian umpamanya terjadi jika calon-calon yang berasal dari kalangan-kalangan anggota sendiri tidak memiliki kesanggupan yang diperlukan untuk memimpin koperasi yang bersangkupan, sedangkan ternyata bahwa yang dapat memenuhi syarat-syarat ialahmereka yang bukan anggota atau belum anggota koperasi (mungkin sudah turut dilayani oleh koperasi akan tetapi resminya belum meminta menjadi anggota) Dalam hal dapatlah diterima pengecualian itu dimana yang bukan anggota dapat dipilih menjadi anggota pengurus koperasi.

Jumlah Pengurus sekurang-kurangnya tiga orang yang terdiri dari :

·         Unsur Ketua

·         Unsur Sekretaris

·         Unsur Bendahara

Tugas, fungsi, wewenang dan tanggungjawab Pengurus:

1)   Secara Kolektif Pengurus bertugas :

·         Memimpin organisasi dan kegiatan usaha,

·         Membina dan membimbing anggota,

·         Memelihara kekayaan koperasi,

·         Menyelenggarakan rapat anggota,

·         Mengajukan rencana RK dan RAPB,

·         Mengajukan laporan keuangan dan pertanggung jawaban kegiatan,

·         Menyelenggarakan pembukuan keuangan secara tertib,

·         Memelihara buku daftar anggota, daftar pengurus dan buku daftar pengawas,

·         Mewakili koperasi didalam dan diluar pengadilan,

·        Memutuskan penerimaan, penolakan dan pemberhentian anggota sementara, sesuai dengan AD,

·         Mengangkat dan memberhentikan Pengelola dan karyawan Koperasi,

·         Melakukan tindakan dan upaya bagi kepentingan anggota sesuai dengan tanggung jawabnya,

·      Pengurus bertanggung jawab kepada Rapat Anggota mengenai pelaksanaan tugas kepengurusannya setiap tahun buku yang disakikan dalam Laporan Pertanggung jawaban tahunan.

2)   Secara Perorangan :

a)    Ketua :

·     Bertugas mengkoordinasikan kegiatan seluruh anggota pengurus dan menangani tugas pengurus yang berhalangan, memimpin rapat dan mewakili koperasi didalam dan diluar pengadilan,

·           Berfungsi sebagai pengurus, selaku pimpinan,

·      Berwenang melakukan segala kegiatan sesuai dengan keputusan Rapat Anggota, Rapat Gabungan dan Rapat Pengurus dalam mengambil keputusan tentang hal-hal yang prinsip, serta menandatangani surat-surat bersama Sekretaris, serta surat-surat berharga bersama Bendahara,

·           Bertanggungjawab pada Rapat Anggota.

b)   Sekretaris :

·   Bertugas melakukan pembinaan dan pengembangan dibidang kesekretariatan, keanggotaan dan pendidikan.

·           Berfungsi sebagai Pengurus selaku Sekretaris.

·   Berwenang menentukan kebijaksanaan dan melakukan segala perbuatan yang berhubungan dengan bidangnya sesuai keputusan rapat pengurus, serta menandatangani surat bersama unsur Ketua.

c)    Bendahara :

·  Bertugas mengelolan keuangan (menerima, menyimpan dan melakukan pembayaran), membina administrasi keuangan dan pembukuan.

·           Berfungsi sebagai Pengurus, selaku Bendhara.

·  Berwenang menentukan kebijakan dan melakukan segala perbuatan yang berhubungan dengan bidangnya, serta menandatangani surat-surat berharga bersama unsur Ketua.

·           Bertanggungjawab kepada rapat pengurus lengkap melalui ketua.

D.  Pengawas 

            Pengawas dipilh oleh Rapat Anggota untuk mengawasi pelaksanaan keputusan Rapat Anggota Tahunan dan juga idiologi. Tugas pengawas tidak untuk mencari-cari kesalahan tetapi untuk menjaga agar kegiatan yang dilakukan oleh koperasi sesuai dengan idiologi, AD/ART koperasi dan keputusan RA.

Tugas, kewajiban dan wewenang pengawas koperasi sebagai berikut:

·  Pengawas koperasi berwenang dan bertugas melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijakan dan pengelolaan organisasi,

·     Pengawas wajib membuat laporan tentang hasil kepengawasanya dan merahasiakan hasil laporanya kepada pihak ketiga,

·      Pengawas koperasi meneliti catatan dan fisik yang ada dikoperasi dan mendapatkan keterangan yang diperlukan.

Dasar-dasar Kegiatan Pengurus dan Pengawas:

a)         Dalam melaksanakan kegiatan, berpedoman pada:

·         Undang –Undang No. 25 tahun 1992,

·         Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga,

·         Keputusan Rapat Anggota,

·         Keputusan Rapat Pengurus dan Rapat Gabungan.

b)       Pelaksanaan kegiatan dilaksanakan secara kolektif berdasarkan azas kekeluargaam dan masing-masing melaksanakan tugas dengan disiplin, inisiatif, kreatif sesuai dengan pembagian tugas yang ditetapkan.

c)         Pengurus dan Pengawas bekerja secara terbuka.

d)    Pengurus adalah menyusun kebijaksanaan untuk dilaksanakan oleh Pengelola (manajer) sesuai dengan perjanjian kerja yang telah ditentukan.

e)         Pengawas melaksanakan pengawasan atas pelaksanaan kebijaksanaan Pengurus sesuai dengan Keputusan Rapat Anggota.

f)         Pertanggungjawaban Pengurus maupun Pengawas disajikan tertulis.

g)  Pertanggungjawaban Pengurus maupun Pengawas secara perorangan yang telah diterima, baik dalam Rapat Pengurus maupun Rapat Pengawas menjadi tanggungjawab Pengurus atau pengawas.

E.   Manajer
            Manajer adalah seorang tenaga profesional yang memiliki kemampuan sebagai pemimpin tingkat pengelola, yang diangkat dan diberhentikan oleh Pengurus setelah dikonsultasikan dengan Pengawas.

Tugas, fungsi dan tanggung jawab Manajer ;

a)         Tugas manajer adalah mengkoordinasikan seluruh kegiatan usaha, administrasi, organisasi dan ketatalaksanaan serta memberikan pelayanan administratif kepada Pengurus dan Pengawas,

b)        Untuk melaksanakan tugas tersebut, manajer berfungsi :

·           Sebagai pemimpin tingkat pengelola,

·           Merencanakan kegiatan usaha, kepegawaian dan keuangan,

·           Mengkoordinasikan kegiatan kepala-kepala unit usaha, kepala sekretariat dan kepala keuangan dalam upaya mengatur,

·           membina baik yang bersifat tehnis maupun administratif.

c)         Berwenang mengambil langkah tindak lanjut atas kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh Pengurus,

d)        Bertanggungjawab kepada Pengurus melalui Ketua,

Hubungan Kerja Manajer :

·           Secara vertikal, Manajer mengadakan hubungan kerja keatas dengan Pengurus, Pengawas untuk mengajukan usulan, pendapat dan segala rencana dalam upaya pengembangan usaha dan penciptaan uaha baru.

·           Hubungan kerja kebawah, dengan seluruh jajaran pengelola untuk melakukan kegiatan mengatur, membina dan memberikan bimbingan dan pengawasan dalam upaya melaksanakan seluruh kebijaksanaan Pengurus dan Pengawas.

·           Secara horisontal mengadakan hubungan kerja dengan seluruh jajaran manajer setingkat Pengelola.

Tata Kerja Manajer :

·          Manajer dapat menghadiri Rapat Anggota, Rapat Pengurus dan Rapat Gabungan,

·    Manajer membantu Sekretaris dalam menyiapkan bahan-bahan yang dibahas dalam Rapat,

·          Manajer membantu mencatat seluruh keputusan atau kebijaksanaan yang diambil dalam rapat dan merahasiakannya,

·       Manajer mengatur pelaksanaan kegiatan usaha operasional atas keputusan yang telah ditetapkan dalam rapat,

·           Manajer melaporkan seluruh pelaksanaan tugas kepada Pengurus,

·           Manajer bertanggungjawab atas seluruh pelaksanaan tugas.

                       Unit-Unit kerja tingkat pelaksana, terdiri dari :

·           Bagian Keuangan

·           Bagian Administrasi

·           Bagian Sekretariat

·           Unit-Unit Usaha Produktif

F.    Sistem Pada Koperasi

Menurut Draheim koperasi mempunyai sifat ganda yaitu:

·         organisasi dari orang-orang dengan unsur eksternal ekonomi dan sifat-sifat sosial (pendekatan sosiologi).

·         perusahaan biasa yang harus dikelola sebagai layaknya perusahaan biasa dalam ekonomi pasar (pendekatan neo klasik).

                        Interprestasi dari Koperasi sebagai Sistem Kompleksitas dari perusahaan koperasi adalah suatu sistem yang terdiri dari orang-orang dan alat-alat teknik. Sistem ini dinamakan sebagai Socio technological system yang selanjutnya terjadi hubungan dengan lingkungan sehingga dapat dianggap sebagai sistem terbuka, sistem ini ditujukan pada target dan dihadapkan dengan kelangkaan sumber-sumber yang digunakan.

            Cooperative Combine adalah sistem sosio teknis pada substansinya, sistem terbuka pada lingkungannya, sistem dasar target pada tugasnya dan sistem ekonomi pada penggunaan sumber-sumber. Semua pelaksanaan dalam keseluruhan kompleks dan pengaruh eksternal, dipengaruhi oleh hubungan sistem, demikian juga dilihat dari sudut pandang ekonomi, tidak cukup hanya melaksanakan koperasi secara ekonomis saja, tetapi juga berhubungan dengan hubungan antar manusia dalam kelompok koperasi dan antara anggota tetapi juga berhubungan dengan hubungan antar manusia dalam kelompok koperasi dan antara anggota dengan manajemen perusahaan koperasi dalam lapangan lain.

Contoh Cooperative Interprise Combine :

                  Koperasi penyediaan alat pertanian, serba usaha, kerajinan, dan industri.
Tugas usaha pada Sistem Komunikasi  The Businnes function Communication System (BCS) adalah sistem hubungan antara unit-unit usaha anggota dengan koperasi yang berhubungan dengan pelaksanaan dari perusahaan koperasi untuk unit usaha anggotaa mengenai beberapa tugas perusahaan.

                 Sistem Komunikasi antar anggota The Interpersonal Communication System (ICS) adalah hubungan antara orang-orang yang berperan aktif dalam unit usaha anggota dengan koperasi yang berjalan. ICS meliputi pembentukan/terjadi sistem target dalam koperasi gabungan.Sistem Informasi Manajemen Anggota Koordinasi dari suatu sistem yang ada melicinkan jalannya Cooperative Combine (CC), koordinasi yang terjadi selalu lewat informasi dan dengan sendirinya membutuhkan informasi yang baik.

         Manajemen memberikan informasi pada anggota, informasi yang khusus untuk penganalisaan hubungan organisasi dan pemecahan persoalan seoptimal mungkin. Dimensi struktural dari Cooperative Combine (CC) Konfigurasi ekonomi dari individu membentuk dasar untuk pengembangaaan lebih lanjut.

            Sifat-sifat dari anggota sifat dari orang atau anggota organisasi serta sudut pandang anggota. Intensitas kerjasama semakin banyak anggota semakin tinggi intensitas kerjasama atau tugas manajemen Distribusi kemampuan dalam menentukan target dan pengambilan keputusan. Formalisasi kerjasama, fleksibilitas kerjasama dalam jangka panjang dan dapat menerima dan menyesuaikan perubahan. Stabilitas kerjasama. Tingkat stabilitas dalam CC ditentukan oleh sifat anggota dalam soal motivasi, kebutuhan bergabung dan lain-lain.